====== Переадресация звонков на время отпуска или отсутствия сотрудника ====== Отпуск или больничный сотрудника – не повод терять прямые звонки на его номер. Теперь можно за пару кликов настроить период отсутствия менеджера, и тогда: * **АТС автоматически отключит менеджера от приема звонков** в отдел. Так клиенту ответят быстрее, ведь АТС не будет тратить время на дозвон сотруднику отдела, который точно не возьмет трубку. * **Входящие звонки будут перенаправляться на другого сотрудника, на отдел или на автоответчик.** Даже если нужного сотрудника нет на месте, клиент все равно дозвонится в компанию и его вопрос решит другой специалист, либо клиент сможет оставить сообщение на [[voicemail|автоответчик]]. * **Клиент услышит уведомление об отсутствии менеджера** и будет готов к тому, что на его звонок ответит не знакомый сотрудник, а кто-то другой. С помощью [[text-to-speech|функции «Синтез речи»]] можно создать уникальное уведомление, сообщить причину отсутствия менеджера и дату, когда он вернется на рабочее место. * **Когда отпуск закончится, прежние настройки вернутся автоматически**, если указана дата окончания отпуска, больше не нужно ничего делать. ВАТС сама отключит режим отсутствия сотрудника в день его выхода на работу – он снова будет принимать звонки в отделе и прямые вызовы на свой номер. Настроить отсутствие сотрудника может и руководитель, и сам сотрудник. ===== Как настроить отсутствие сотрудника в АТС ===== **1.** Перейдите во вкладку Сотрудники. Нажмите на имя сотрудника. {{:schedule_employee_1.png?nolink}} **2.** Откроются настройки профиля сотрудника. Пролистайте вниз до раздела «Прием звонков». В подразделе «Отпуск или отсутствие» нажмите на кнопку «Настроить». {{:schedule_employee_2.png?nolink&800}} **3.** Во всплывающем окне выберите один из двух вариантов настройки: * **На запланированный период** – если точно знаете, сколько дней сотрудник будет отсутствовать (например, когда сотрудник в отпуске). * **До выключения** – если срок отсутствия заранее не определен (например, в случае больничного). Если выбрали первый вариант, отметьте в календаре даты, а ниже – точное время начала и окончания отпуска. {{:schedule_employee_3.png?nolink&450}} **4.** Выберите, как должны распределяться звонки во время отсутствия сотрудника. {{:schedule_employee_4.png?nolink&450}} АТС может: * извиниться перед клиентом и не принимать звонок; * перевести вызов другому сотруднику или в отдел (рекомендуем не рисковать лояльностью клиентов и использовать этот вариант); * перевести вызов на автоответчик и выбрать получателя сообщений. Подробнее о настройках получателей автоответчика читайте в статье [[voicemail|«Голосовая почта (автоответчик)»]] в разделе «Автоответчик сотрудника». **5.** Выберите, что услышит клиент, позвонив сотруднику в период его отсутствия на рабочем месте. По умолчанию АТС просто сообщает клиенту об отсутствии менеджера. Но вы можете создать собственное уведомление, в котором, объясните причину отсутствия сотрудника и сообщите, до какого дня он не сможет принимать звонки. Так клиент спокойнее отнесется к тому, что ему отвечает не тот специалист, с которым он планировал поговорить. Если не хотите уведомлять клиента об отсутствии менеджера перед переводом звонка, выберите вкладку **«Без сообщения»**. **6.** Нажмите «Включить». Убедитесь, что настроили период отсутствия сотрудника верно. Если что-то нужно исправить, нажмите «Настроить». Если все правильно, нажмите «Сохранить» в настройках профиля. {{:schedule_employee_6.png?nolink}} **Готово!** Если менеджер вернется к работе раньше, чем планировалось, зайдите в настройки его профиля, нажмите на кнопку «Выключить» и сохраните изменения. ===== Кто и как может настраивать режим отсутствия в АТС ===== Менеджер с любым уровнем доступа может самостоятельно настраивать периоды своего отсутствия в АТС. Для этого ему нужно зайти в настройки своего профиля. {{:schedule_employee_7.png?nolink}} ===== Как следить за периодами отсутствия сотрудников в АТС ===== В период отсутствия менеджера на вкладке Сотрудники рядом с его именем появится серая плашка «Не принимает звонки». Чтобы узнать, когда менеджер вернется к работе, наведите курсор на эту плашку. {{:schedule_employee_8.png?nolink}} Также посмотреть, какие сотрудники не принимают звонки, можно в настройках отдела. {{:schedule_employee_9.png?nolink}} ===== Как отслеживать прямые звонки, поступившие сотруднику в период отсутствия ===== Пропущенный прямой звонок сотруднику может отображаться в Истории по-разному, в зависимости от выбранного сценария в настройках «Если никто не отвечает». Рассмотрим все варианты отображения при настройках сброса, переадресации на коллег и переадресации на автоответчик. **1. При сбросе вызова** прямые звонки на номер сотрудника будут отображаться в Истории как вызовы, пропущенные этим сотрудником. **2. При переадресации на коллегу или отдел** пропущенные прямые звонки менеджеру будут отображаться в Истории как пропущенные этим менеджером или тем, на кого настроена переадресация. Например, когда Менеджер 1 в отпуске, прямые звонки ему АТС переадресовывает на Менеджера 2. В Истории эти звонки отображаются так: * **если звонок был принят** Менеджером 2, то он отобразится как звонок Менеджеру 2; * **если звонок не приняли** – как пропущенный Менеджером 1. **3. При переадресации на автоответчик** отображение звонка в Истории зависит от того, оставил ли клиент голосовое сообщение: * **если клиент не оставил сообщение**, то звонок отображается как обычный звонок, пропущенный сотрудником; * ** если клиент оставил сообщение** – как пропущенный сотрудником с подписью «Автоответчик» (в столбце «Сотрудник»). {{:schedule_employee_10.png?nolink}} Если ваши сотрудники работают 2 через 2 или по любому нестандартному графику, рекомендуем установить для каждого менеджера персональное расписание на несколько недель или месяцев вперед. Больше не нужно каждый день вручную добавлять сотрудников в очередь приема звонков в отдел и исключать их оттуда. Сотрудник будет принимать звонки в соответствии со своим личным графиком: в рабочие часы АТС распределит вызовы на него, а в нерабочее время входящие его беспокоить не будут – АТС направит эти вызовы другим сотрудникам или на автоответчик. Подробности – в статье [[schedule_personal|«Персональное расписание сотрудника»]].