Голосовая почта (автоответчик)

Бывают ситуации, когда никто из сотрудников не может ответить на звонок (в нерабочее время или из-за занятости). Но это не повод упускать клиентов. Используйте голосовую почту, чтобы клиент мог задать свой вопрос или озвучить просьбу, даже если ваши менеджеры не взяли трубку.

Чтобы не терять потенциальных клиентов в нерабочее время, настройте прием звонков на «Автоответчик» через раздел «Номера».

1. Перейдите на вкладку «Общие номера компании».

2. Выберите номер, для которого вы хотите настроить автоответчик в нерабочее время.

3. Установите режим работы ー «По расписанию». Настройте расписание для номера, и для нерабочего времени выберите маршрут «Автоответчик».

Ниже откроются настройки голосового меню с автоответчиком.

5. По умолчанию при нажатии на кнопку «1» звонок будет направляться на общий автоответчик компании. Чтобы изменить настройки автоответчика, нажмите «Выбрать получателей».

4. В появившемся окне выберите, на какой автоответчик должны приходить сообщения:

Общий для компании — голосовые сообщения будут приходить всем получателям сообщений общего автоответчика компании;

Для уровня меню — сообщения будут приходить только тем получателям, которых вы укажете для данного уровня меню.

Если выбрать в списке получателей не конкретного сотрудника, а отдел, то голосовые сообщения будут направляться на электронные адреса всех сотрудников этого отдела, у кого указана почта в профиле.

Если хотите отправлять голосовые сообщения на дополнительный электронный адрес, то укажите его ниже в соответствующем поле.

Обратите внимание: если в профиле сотрудника не указана электронная почта, то вы не сможете выбрать его в качестве получателя сообщений автоответчика. АТС предупредит вас об этом.

4. Нажмите «Сохранить».

По умолчанию Виртуальная АТС будет проигрывать стандартное сообщение с предложением оставить голосовую почту, но вы в любой момент можете заменить его на свой файл с компьютера или озвучить текст сообщения на автоответчик с помощью функции «Синтез речи».

Чтобы не терять клиентов, которые не готовы разбираться в голосовом меню, на любом уровне вы можете предложить им оставить сообщение на автоответчик.

Для этого в настройках меню укажите, что при нажатии одной из кнопок вызов будет направлен на автоответчик.

При выборе автоответчика в раскрывающемся списке автоматически откроется окно настроек, аналогичное тому, что появляется при выборе получателей сообщений автоответчика в нерабочее время.

Обратите внимание: на каждом уровне меню можно настроить свой автоответчик с уникальным списком получателей.

В настройке отделов найдите блок «Если никто не отвечает». Выберите опцию «Предложить оставить сообщение на автоответчик или перезвонить позже». .

По умолчанию будет выбран общий автоответчик компании со списком получателей, который вы настраивали ранее. Чтобы изменить настройки автоответчика, в блоке «Получатели автоответчика» нажмите на кнопку «Настроить получателей».

Выберите, на какой автоответчик должны приходить сообщения: общий автоответчик компании или автоответчик отдела. Получатели автоответчика отдела настраиваются таким же образом, как получатели автоответчика уровня меню.

Все сообщения на автоответчик отображаются в Истории звонков.

Также вы можете получать голосовые сообщения на электронную почту. Настроить уведомления автоответчика отдела можно только в настройках отдела, автоответчика номера (уровня меню) — только в настройках номера. Редактировать список получателей сообщений общего автоответчика компании можно в настройках отделов и номеров, а также в разделе «Еще».

Для этого перейдите в раздел «Еще» ー «Автоответчик и факс компании». Выберите отделы и сотрудников, которым Виртуальная АТС будет отправлять сообщения общего автоответчика компании и сохраните настройки.

Электронное письмо с уведомлением о получении сообщения на автоответчик содержит ссылку на файл голосового сообщения.

Ссылка на голосовое сообщение будет доступна в течение 7 дней с момента получения электронного письма. Кликнув на ссылку, вы можете прослушать или скачать сообщение в Истории звонков.

Если у вас есть сотрудники, которым особенно важно не пропускать внутренние звонки от коллег из других отделов (сисадмины, бухгалтерия и т.д.), вы можете настроить автоответчик для их номеров.

Чтобы подключить автоответчик при внутренних вызовах, обращайтесь в поддержку.